1. 一般事務の仕事内容とは？
1-1. 幅広い業務を担当
一般事務は、企業の運営を支える縁の下の力持ちとして、幅広い業務を担当します。その内容は会社や業界によって異なりますが、大きく分けると以下のようなものがあります。
1-2. 書類作成やデータ入力
見積書や請求書などの書類作成、各種データの入力作業を行います。正確さとスピードが求められるため、パソコンの基本操作やオフィスソフトを使いこなすスキルが必須です。
1-3. 電話対応や来客対応
社内外からの電話対応や来客対応も一般事務の重要な仕事です。会社の顔として、明るく丁寧な対応を心がけることが大切です。
1-4. 備品管理や庶務業務
オフィス用品の在庫管理や発注、郵便物の発送や受け取り、会議の準備など、庶務業務も一般事務の仕事の一つです。会社の環境を快適に整える役割を担います。
1-5. スケジュール管理や情報共有
上司や同僚のスケジュール管理、会議の議事録作成、社内情報の共有など、業務が円滑に進むようにサポートするのも一般事務の仕事です。
2. 一般事務に必要なスキル
2-1. パソコンスキル
一般事務の仕事には、パソコンを使う作業が欠かせません。ワードやエクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトの基本操作はもちろん、インターネットやメールの利用など、幅広いパソコンスキルが求められます。
2-2. コミュニケーション能力
社内外の人と円滑にコミュニケーションをとる能力も、一般事務に必須のスキルです。電話対応や来客対応はもちろん、上司や同僚と連携して仕事を進める際にも、コミュニケーション能力が重要になります。
2-3. ビジネスマナー
社会人として、基本的なビジネスマナーを身につけておく必要があります。敬語の使い方や電話対応のマナー、身だしなみなど、社会人としての常識をわきまえた行動が求められます。
2-4. 事務処理能力
書類作成やデータ入力など、事務処理を正確かつスピーディーに行う能力も重要です。効率よく作業を進めるための工夫や、ミスをしないように確認する習慣を身につけることが大切です。
2-5. マルチタスク能力
一般事務は、複数の業務を同時並行で進めることが求められることも多いです。優先順位を考えながら、効率的にマルチタスクをこなす能力が必要です。
3. 一般事務で役立つ資格
3-1. MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
ワードやエクセル、パワーポイントなど、マイクロソフトオフィス製品の利用スキルを証明する資格です。一般事務の仕事では必須とも言えるオフィスソフトのスキルを証明できるため、就職や転職活動で有利になります。
3-2. 日商簿記検定
企業の経営活動を記録・計算・整理して、経営成績と財政状態を明らかにする技能を証明する資格です。経理事務を目指す方だけでなく、一般事務でも簿記の知識があれば業務の幅が広がります。
3-3. 秘書検定
秘書業務に必要なスキルを証明する資格です。ビジネスマナーやコミュニケーション能力、スケジュール管理能力など、一般事務にも役立つ知識が身につきます。
3-4. サービス接遇検定
接客サービスの基本的な知識やマナーを証明する資格です。来客対応や電話対応など、一般事務でも顧客と接する機会は多いため、サービス接遇検定の知識は役立ちます。
3-5. TOEIC
英語によるコミュニケーション能力を測る試験です。外資系企業や海外との取引がある企業では、英語スキルが求められることもあります。
4. 一般事務のやりがい
4-1. 会社の縁の下の力持ちとして貢献できる
一般事務は、会社の運営を支える重要な役割を担っています。書類作成やデータ入力、電話対応など、一つ一つの業務が会社の円滑な運営に繋がっています。自分の仕事が会社に貢献していることを実感できるのは、一般事務の大きなやりがいです。
4-2. 幅広い業務でスキルアップできる
一般事務は、幅広い業務を担当するため、様々なスキルを身につけることができます。パソコンスキルやコミュニケーション能力、ビジネスマナーなど、社会人として必要なスキルを幅広く習得できることは、一般事務の魅力の一つです。
4-3. 安定した働き方ができる
一般事務は、他の職種に比べて求人数が多く、比較的安定した働き方ができます。結婚や出産などのライフイベントを経ても、働き続けやすいという点も、一般事務のメリットです。
4-4. 様々な業界で活躍できる
一般事務の仕事は、業界を問わず様々な会社で必要とされています。そのため、自分の興味や関心に合わせて、様々な業界で働くことができます。
5. 一般事務のキャリアパス
5-1. 専門スキルを身につけてキャリアアップ
一般事務の経験を活かして、専門スキルを身につけることでキャリアアップを目指すことができます。経理事務や営業事務、貿易事務など、特定の分野に特化した知識やスキルを習得することで、専門職への道が開けます。
5-2. 管理職を目指す
一般事務の経験を積み、マネジメント能力を身につけた方は、管理職を目指すことも可能です。チームリーダーや課長、部長など、組織を管理する立場として活躍することができます。
5-3. 起業やフリーランス
一般事務で培ったスキルや経験を活かして、起業やフリーランスとして独立することもできます。秘書代行や事務代行、データ入力代行など、個人事業主として活躍する道もあります。
6. まとめ
1. 一般事務は幅広い業務を担当し、会社の縁の下の力持ちとして活躍できる仕事です。パソコンスキルやコミュニケーション能力、ビジネスマナーなど、様々なスキルを身につけることができ、キャリアアップやキャリアチェンジの選択肢も豊富にあります。一般事務の仕事内容や必要なスキル、やりがいなどを理解し、自分に合った働き方を見つけてください。
