職業：一般事務について説明

一般事務の仕事内容
仕事内容	特徴	メリット	デメリット
書類作成・データ入力	定型業務が多い	未経験でも始めやすい	仕事が地味
電話・メール・来客対応	コミュニケーション能力が求められる	幅広いスキルが身につく	仕事の実績が見えにくい
ファイリング	正確性と丁寧さが求められる	ワークライフバランスが取りやすい	評価されにくい
郵便物の発送・仕分け	事務処理能力が求められる	在宅ワーク可能な求人がある	単純作業が多い
備品管理	責任感と効率性が求められる	スキルアップしやすい	変化が少ない
その他	多岐にわたる業務をこなす	キャリアチェンジしやすい	専門性がないと評価されにくい

1. 一般事務とは何か

一般事務の仕事内容

一般事務は、企業や組織において、幅広い業務をサポートする仕事です。電話やメール対応、来客対応といったコミュニケーション業務から、書類作成、データ入力、ファイリングといった事務処理業務まで、多岐にわたる業務を担当します。企業や部署によって業務内容は異なりますが、基本的には、社員がスムーズに業務を進められるよう、裏方としてサポートする役割を担います。

一般事務は、事務職の中でももっとも基本的な職種であり、多くの場合、専門的な知識やスキルは不要です。そのため、未経験者でもチャレンジしやすい職種として人気があります。ただし、近年では、パソコンスキルや事務処理能力に加え、コミュニケーション能力や臨機応変な対応力も求められるようになってきています。

一般事務は、オフィスワークが中心で、デスクワークでの作業が多いです。そのため、集中力や事務処理能力、正確性、丁寧さなどが求められます。また、社内外の人とコミュニケーションをとる機会も多いので、良好な人間関係を築くためのコミュニケーション能力も必要です。

一般事務は、企業の規模や業種によって、担当する業務内容や求められるスキルが異なります。たとえば、中小企業では、幅広い業務を一人で担当することが多く、多岐にわたるスキルが求められます。一方、大企業では、業務が細分化されているため、特定の業務に特化したスキルが求められることもあります。

一般事務の仕事内容
仕事内容	詳細
電話対応	社内外の問い合わせ対応、担当者への取り次ぎ
メール対応	社内外の連絡、資料の送受信
来客対応	受付、応接室への案内、お茶出し
書類作成	議事録、報告書、資料、請求書、見積書など
データ入力	顧客情報、売上データなど
ファイリング	書類の整理、保管
郵便物の発送・仕分け	書類や資料などの発送、届いた郵便物の仕分け
備品管理	コピー用紙、ボールペンなどの備品の管理、発注
その他	資料作成の補助、イベントの企画・運営など

一般事務と他の事務職との違い

一般事務は、会社全体の業務を幅広くサポートする仕事です。一方、営業事務は営業部門、経理事務は経理部門、人事・労務事務は人事・労務部門といったように、それぞれの部門に特化した業務をサポートします。

一般事務は、他の事務職と比べて、専門的な知識やスキルが求められることは少ないです。そのため、未経験者でもチャレンジしやすいというメリットがあります。しかし、幅広い業務をこなす必要があるため、高い事務処理能力やコミュニケーション能力が求められます。

一般事務は、他の事務職と比べて、仕事内容が幅広いという特徴があります。そのため、さまざまな業務を経験することで、幅広いスキルを身につけることができます。また、他の事務職へのキャリアチェンジもしやすいというメリットもあります。

一般事務は、他の事務職と比べて、比較的ワークライフバランスが取りやすいという特徴があります。残業が少ない職場も多く、プライベートの時間も確保しやすいです。

一般事務と他の事務職との違い
事務職	主な業務内容	特徴
一般事務	会社全体の業務を幅広くサポート	専門知識やスキルが不要な場合が多い
営業事務	営業部門の業務をサポート	商品やサービスに関する知識が必要
経理事務	会社の会計処理をサポート	会計や財務に関する知識が必要
人事・労務事務	従業員の人事管理をサポート	労働法に関する知識が必要
総務事務	会社運営に必要な業務をサポート	幅広い業務知識が必要

一般事務の仕事の魅力

一般事務は、幅広い業務を経験することで、さまざまなスキルを身につけることができます。パソコンスキルや事務処理能力はもちろんのこと、コミュニケーション能力や問題解決能力、スケジュール管理能力なども磨くことができます。

一般事務は、社内外の人とコミュニケーションをとる機会が多く、人脈を築くことができます。また、さまざまな人と関わることで、社会人としてのスキルや経験を積むことができます。

一般事務は、企業の根幹を支える重要な役割を担っています。社員がスムーズに業務を進められるように、裏方としてサポートすることで、会社全体の業務効率化に貢献することができます。

一般事務は、未経験者でもチャレンジしやすい職種です。そのため、オフィスワーク未経験者や、転職を考えている人にとって、第一歩を踏み出しやすい仕事と言えます。

一般事務の魅力
魅力	詳細
未経験でも始めやすい	専門知識やスキルが不要な場合が多い
幅広いスキルが身につく	事務処理能力、コミュニケーション能力、問題解決能力など
ワークライフバランスが取りやすい	残業が少ない職場が多い
キャリアチェンジしやすい	他の事務職への転職もしやすい
在宅ワーク可能な求人がある	育児や介護と両立しやすい

まとめ

一般事務は、企業や組織において、幅広い業務をサポートする仕事です。電話やメール対応、来客対応といったコミュニケーション業務から、書類作成、データ入力、ファイリングといった事務処理業務まで、多岐にわたる業務を担当します。

一般事務は、事務職の中でももっとも基本的な職種であり、多くの場合、専門的な知識やスキルは不要です。そのため、未経験者でもチャレンジしやすい職種として人気があります。

一般事務は、オフィスワークが中心で、デスクワークでの作業が多いです。そのため、集中力や事務処理能力、正確性、丁寧さなどが求められます。

一般事務は、企業の規模や業種によって、担当する業務内容や求められるスキルが異なります。

2. 一般事務の業務内容

具体的な業務内容

一般事務の具体的な業務内容は、企業や部署によって異なりますが、代表的な業務としては、電話・メール・来客対応、書類作成、データ入力、ファイリング、郵便物の発送・仕分けなどが挙げられます。

電話対応では、社内外の問い合わせに対応したり、担当者へ取り次いだりします。メール対応では、社内外の連絡や資料の送受信を行います。来客対応では、受付や応接室への案内、お茶出しなどを行います。

書類作成では、議事録、報告書、資料、請求書、見積書など、さまざまな書類を作成します。データ入力では、顧客情報や売上データなどをパソコンに入力します。ファイリングでは、書類を整理して保管します。

郵便物の発送・仕分けでは、書類や資料などを封筒に入れて発送したり、届いた郵便物を仕分けたりします。その他、備品管理、資料作成の補助、イベントの企画・運営など、さまざまな業務をサポートします。

具体的な業務内容
業務内容	詳細
電話対応	社内外の問い合わせ対応、担当者への取り次ぎ
メール対応	社内外の連絡、資料の送受信
来客対応	受付、応接室への案内、お茶出し
書類作成	議事録、報告書、資料、請求書、見積書など
データ入力	顧客情報、売上データなど
ファイリング	書類の整理、保管
郵便物の発送・仕分け	書類や資料などの発送、届いた郵便物の仕分け
備品管理	コピー用紙、ボールペンなどの備品の管理、発注
その他	資料作成の補助、イベントの企画・運営など

一般事務と他の事務職との違い

一般事務と他の事務職との違い
事務職	主な業務内容	特徴
一般事務	会社全体の業務を幅広くサポート	専門知識やスキルが不要な場合が多い
営業事務	営業部門の業務をサポート	商品やサービスに関する知識が必要
経理事務	会社の会計処理をサポート	会計や財務に関する知識が必要
人事・労務事務	従業員の人事管理をサポート	労働法に関する知識が必要
総務事務	会社運営に必要な業務をサポート	幅広い業務知識が必要

1日の流れ

一般事務の1日の流れは、企業や部署によって異なりますが、一般的な流れとしては、出社後、メールチェックや電話対応、書類作成、データ入力、ファイリング、郵便物の発送・仕分けなどを行い、定時に退社します。

午前中は、比較的集中しやすい業務、たとえば書類作成やデータ入力などをこなし、午後は来客対応や電話対応など、臨機応変な対応が必要な業務を行うことが多いです。

業務の進捗状況やスケジュール管理は、常に意識しておく必要があります。また、上司や同僚からの指示や依頼にも迅速に対応できるよう、柔軟に対応できることが大切です。

残業は、企業や部署によって異なりますが、基本的には定時退社できることが多いです。ただし、繁忙期や締め切りが迫っている場合は、残業が発生することもあります。

1日の流れ
時間	業務内容
8:30	出社、メールチェック、電話対応
9:00	書類作成、データ入力
12:00	昼休憩
13:00	来客対応、電話対応
14:00	ファイリング、郵便物の発送・仕分け
15:00	資料作成、データ入力
17:30	業務終了、翌日の予定確認
18:00	退社

まとめ

一般事務の業務内容は、企業や部署によって異なりますが、電話・メール・来客対応、書類作成、データ入力、ファイリング、郵便物の発送・仕分けなどが代表的な業務です。

一般事務は、会社全体の業務を幅広くサポートする仕事であり、他の事務職と比べて、専門的な知識やスキルが求められることは少ないです。

一般事務は、幅広い業務を経験することで、さまざまなスキルを身につけることができます。

3. 一般事務で必要なスキル

必須スキル

一般事務で働くには、パソコンスキルは必須です。WordやExcelなどのオフィスソフトを使いこなすことは、事務処理を効率的に行うために不可欠です。特に、データ入力や資料作成、表計算など、多くの業務でパソコンを使用します。

コミュニケーション能力も、一般事務では非常に重要なスキルです。社内外のさまざまな人と連携して業務を進めるため、相手に分かりやすく説明したり、相手の意図を理解したりする能力が必要です。また、電話や来客対応など、対人コミュニケーション能力も求められます。

スケジュール管理能力も、一般事務では欠かせないスキルです。複数の業務を効率的に進めるためには、優先順位を決め、スケジュールを管理する能力が必要です。締め切りを守り、業務を滞りなく進めるために、計画性と実行力も必要となります。

その他、事務処理能力、正確性、丁寧さ、注意力、臨機応変に対応する能力なども求められます。

必須スキル
スキル	詳細
パソコンスキル	Word、Excelなどのオフィスソフトを使いこなす
コミュニケーション能力	社内外の人と円滑にコミュニケーションをとる
スケジュール管理能力	複数の業務を効率的に進める
事務処理能力	正確に、迅速に業務をこなす
正確性	ミスなく丁寧に業務を行う
丁寧さ	相手に分かりやすく説明する
注意力	細かい部分まで気を配る
臨機応変に対応する能力	状況に合わせて柔軟に対応する

資格取得

一般事務で働くために必須の資格はありませんが、スキルアップや転職活動に役立つ資格があります。

パソコンスキルを証明する資格として、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や、日商PC検定などが挙げられます。

事務処理能力を証明する資格として、秘書検定やビジネス文書技能検定などが挙げられます。

経理事務など、より専門的な業務に携わりたい場合は、日商簿記検定などの資格を取得しておくと有利です。

資格取得
資格	内容
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）	Word、Excel、PowerPointなどのオフィスソフトのスキルを証明
日商PC検定	パソコン操作のスキルを証明
秘書検定	秘書業務に必要な知識やスキルを証明
ビジネス文書技能検定	ビジネス文書作成のスキルを証明
日商簿記検定	会計処理の知識を証明

スキルアップ

一般事務の仕事では、常に新しい知識やスキルを身につけることが求められます。そのため、積極的にスキルアップに取り組むことが大切です。

パソコンスキルを向上させるために、オンライン学習サイトやパソコン教室を利用したり、資格取得を目指したりすることも有効です。

コミュニケーション能力を向上させるために、ビジネス書を読んだり、セミナーに参加したり、積極的に人とコミュニケーションをとる機会を増やしたりすることも有効です。

スケジュール管理能力を向上させるために、手帳やスケジュール管理アプリを活用したり、時間管理術を学んだりすることも有効です。

スキルアップ
スキルアップ方法	詳細
オンライン学習サイト	パソコンスキル、ビジネススキル、語学などを学ぶ
パソコン教室	パソコン操作の基本から応用まで学ぶ
資格取得	スキルを客観的に評価してもらう
ビジネス書を読む	ビジネススキルや知識を深める
セミナーに参加	最新の知識や情報を学ぶ
積極的に人とコミュニケーションをとる	コミュニケーション能力を磨く
手帳やスケジュール管理アプリを活用	スケジュール管理能力を向上させる
時間管理術を学ぶ	効率的に時間を活用する

まとめ

一般事務で働くには、パソコンスキル、コミュニケーション能力、スケジュール管理能力など、さまざまなスキルが必要です。

これらのスキルを向上させるために、資格取得やスキルアップ研修などを積極的に活用しましょう。

スキルアップすることで、仕事の効率性や質を高め、キャリアアップにつなげることができます。

常に学び続ける姿勢を持つことが、一般事務で長く活躍していくために重要です。

4. 一般事務の求人情報

求人情報の見方

一般事務の求人情報は、ハローワーク、転職サイト、人材派遣会社などの媒体で確認できます。

求人情報を見る際には、仕事内容、勤務時間、給与、福利厚生、応募資格などをしっかりと確認しましょう。

特に、未経験者でも応募できるのか、必要なスキルや資格は何か、残業はどのくらいあるのか、などをチェックすることが大切です。

求人情報だけではわからないことは、面接で質問するようにしましょう。

求人情報の見方
項目	確認ポイント
仕事内容	具体的な業務内容、担当する部署
勤務時間	勤務時間、休憩時間、残業時間
給与	給与体系、昇給制度、賞与
福利厚生	社会保険、退職金、休暇制度
応募資格	必要なスキル、経験、資格

求人情報を探す際のポイント

自分のスキルや経験、希望する勤務地、勤務時間、給与などを考慮して、求人情報を探しましょう。

未経験者でも応募できる求人情報を探している場合は、「未経験歓迎」や「経験不問」といったキーワードで検索すると良いでしょう。

ワークライフバランスを重視したい場合は、「残業少なめ」や「フレックスタイム制」といったキーワードで検索すると良いでしょう。

給与面を重視したい場合は、「高収入」や「年収〇〇万円以上」といったキーワードで検索すると良いでしょう。

求人情報を探す際のポイント
ポイント	詳細
自分のスキルや経験	活かせるスキルや経験を考慮
希望する勤務地	通勤時間、住居環境
勤務時間	希望する勤務時間帯、残業時間
給与	希望する給与水準
未経験者歓迎	未経験者でも応募できる求人
ワークライフバランス	残業少なめ、フレックスタイム制
高収入	高収入の求人

応募書類の書き方

応募書類は、履歴書と職務経歴書が基本です。

履歴書は、氏名、年齢、学歴、職務経歴などを正確に記入しましょう。

職務経歴書は、これまでの職務経験を具体的に記述し、一般事務の仕事で活かせるスキルや経験をアピールしましょう。

応募書類は、誤字脱字がないか、丁寧に確認してから提出しましょう。

応募書類の書き方
書類	ポイント
履歴書	氏名、年齢、学歴、職務経歴などを正確に記入
職務経歴書	これまでの職務経験を具体的に記述し、一般事務の仕事で活かせるスキルや経験をアピール
その他	誤字脱字がないか、丁寧に確認してから提出

まとめ

一般事務の求人情報は、ハローワーク、転職サイト、人材派遣会社などの媒体で確認できます。

求人情報を見る際には、仕事内容、勤務時間、給与、福利厚生、応募資格などをしっかりと確認しましょう。

応募書類は、履歴書と職務経歴書が基本です。

応募書類は、誤字脱字がないか、丁寧に確認してから提出しましょう。

5. 一般事務のキャリアパス

キャリアアップ

一般事務は、事務職の基礎を学ぶことができるため、他の事務職へのキャリアチェンジもしやすいです。

一般事務で培ったスキルを活かして、営業事務、経理事務、人事・労務事務、総務事務などの専門性の高い事務職にキャリアアップすることも可能です。

キャリアアップを目指すためには、専門知識やスキルを身につけることが重要です。

資格取得やスキルアップ研修などを積極的に活用することで、キャリアアップの可能性を広げることができます。

キャリアアップ
キャリアアップ	詳細
営業事務	営業部門のサポート業務
経理事務	会社の会計処理をサポート
人事・労務事務	従業員の人事管理をサポート
総務事務	会社運営に必要な業務をサポート

キャリアチェンジ

一般事務で培ったスキルは、他の職種にも活かすことができます。

たとえば、事務処理能力やコミュニケーション能力は、営業職や企画職など、さまざまな職種で役立ちます。

キャリアチェンジを検討する際には、自分の強みや興味関心を考慮し、自分に合った職種を探しましょう。

転職エージェントなどのサポートを活用することも有効です。

キャリアチェンジ
職種	活かせるスキル
営業職	コミュニケーション能力、事務処理能力
企画職	事務処理能力、問題解決能力
人事職	コミュニケーション能力、事務処理能力
広報職	コミュニケーション能力、文章作成能力
データ分析職	データ入力、分析能力
システムエンジニア	パソコンスキル、問題解決能力

スキルアップ

一般事務の仕事では、常に新しい知識やスキルを身につけることが求められます。

パソコンスキルを向上させるために、オンライン学習サイトやパソコン教室を利用したり、資格取得を目指したりすることも有効です。

スケジュール管理能力を向上させるために、手帳やスケジュール管理アプリを活用したり、時間管理術を学んだりすることも有効です。

スキルアップ
スキルアップ方法	詳細
オンライン学習サイト	パソコンスキル、ビジネススキル、語学などを学ぶ
パソコン教室	パソコン操作の基本から応用まで学ぶ
資格取得	スキルを客観的に評価してもらう
ビジネス書を読む	ビジネススキルや知識を深める
セミナーに参加	最新の知識や情報を学ぶ
積極的に人とコミュニケーションをとる	コミュニケーション能力を磨く
手帳やスケジュール管理アプリを活用	スケジュール管理能力を向上させる
時間管理術を学ぶ	効率的に時間を活用する

まとめ

一般事務は、他の事務職へのキャリアチェンジや、さまざまな職種へのキャリアチェンジも可能です。

キャリアアップやキャリアチェンジを目指すためには、自分の強みや興味関心を理解し、必要なスキルを身につけることが重要です。

資格取得やスキルアップ研修などを積極的に活用することで、キャリアの可能性を広げることができます。

常に学び続ける姿勢を持つことが、キャリアアップやキャリアチェンジを成功させるために重要です。

6. 一般事務の未来展望

AI化の影響

AI技術の発展により、一般事務の仕事の一部は自動化される可能性があります。特に、データ入力や書類作成などの単純作業は、AIによって効率化される可能性が高いです。

しかし、AIは人間の複雑な思考や判断、コミュニケーション能力を代替することはできません。

そのため、AI時代においても、人間ならではのスキルを磨くことが重要になります。

AIを活用することで、より高度な業務に集中できるようになり、事務職の仕事内容も変化していくと考えられます。

AI化の影響
影響	詳細
業務の自動化	データ入力、書類作成などの単純作業
人間の役割の変化	複雑な思考、判断、コミュニケーション能力が重要
新しい仕事の創出	AIを活用した業務、AIの管理・運用

求められるスキル

AI時代においても、一般事務で活躍するためには、AIでは代替できないスキルを磨くことが重要です。

特に、コミュニケーション能力、問題解決能力、創造性、応用力などが求められます。

AIを活用するスキルも重要になります。AIの仕組みを理解し、AIと連携して業務を進めることができるように、スキルアップしていく必要があります。

AI時代には、人間とAIが協力して仕事をすることが求められます。

求められるスキル
スキル	詳細
コミュニケーション能力	相手の意図を理解し、適切なコミュニケーションをとる
問題解決能力	課題を分析し、解決策を提案する
創造性	新しいアイデアを生み出す
応用力	変化に対応し、柔軟に業務を進める
AI活用スキル	AIの仕組みを理解し、AIと連携して業務を進める

キャリアの選択肢

AI化が進む中で、一般事務の仕事は変化していく可能性があります。

しかし、AIでは代替できないスキルを磨くことで、今後も一般事務として活躍できる道は開けています。

また、一般事務で培ったスキルを活かして、他の職種にキャリアチェンジすることも可能です。

将来のキャリアプランを立て、積極的にスキルアップに取り組むことが大切です。

キャリアの選択肢
選択肢	詳細
一般事務	AIを活用した業務、AIの管理・運用
他の事務職	営業事務、経理事務、人事・労務事務など
他の職種	営業職、企画職、データ分析職など
起業	自身のスキルや経験を活かして起業