職業：秘書について説明

秘書業務の全体像
業務内容	秘書の種類	必要なスキル	資格	キャリアパス	注意点	ストレス対処方法
スケジュール管理	グループ秘書	コミュニケーション能力	秘書検定	秘書アシスタント→役員秘書→社長秘書	守秘義務	時間管理
来客対応	個人秘書	ビジネスマナー	国際秘書検定	他業種/他部署へのキャリアチェンジ	越権行為	気分転換
会議準備	弁護士秘書	PCスキル	ビジネス実務マナー検定	専門性を高める	社内での噂話	趣味に没頭
出張手配	議員秘書	調整・管理スキル	TOEIC	独立・起業	上司のタイプへの対応	運動
資料作成	政府高官の秘書	語学力	CBS検定	秘書から管理職へ	きく必要のないことは聞かない	瞑想
情報収集	医療秘書	事務処理能力	硬筆書写技能検定	秘書から広報へ	上司の要望の先読み	睡眠
環境整備

1. 秘書の役割とは

秘書の仕事内容

秘書は、主に企業の社長や役員などの業務が円滑に回るようにサポートする仕事で、その職務内容は多岐にわたります。秘書の仕事は、上司が本来の職務に専念できるよう補佐する職種のことです。電話の応対から来客の取次と応接、書類の受け取りと振り分け、ファイリング、スケジュールの確認と調整など、多岐にわたる業務をこなします。ビジネスに関する幅広い知識と対応力、ツールを使いこなすスキルなどを備えていることが必須です。秘書には、上司のその日の予定を把握し、必要な資料をあらかじめまとめたり、情報収集をしたりといった先回りの行動が求められます。直接仕事を依頼されることも多く、テキパキと仕事を行える効率の良さも必要です。

秘書の主な仕事内容として最も一般的なのが、文書作成とデータ管理です。業績報告書やプレゼンテーション資料の作成、そしてそれらを整理しアーカイブする作業が含まれます。これらの業務には高いPCスキルと時間管理能力が求められます。

スケジュール管理や会議調整も秘書の重要な仕事です。上司のスケジュールを管理するだけでなく、会議の日程調整や資料の準備も行います。この業務には、優れた人間関係スキルと調整力が必要です。

クライアント対応や外部との交渉業務もあります。こちらでは交渉力と高いコミュニケーション能力が求められます。企業の外部との関係を築く重要な業務なので、プロフェッショナリズムが必要です。

秘書の主な仕事内容
業務内容	詳細
スケジュール管理	上司のスケジュールを管理し、会議や商談、イベントなどのスケジュールを適切に調整します。スケジュールの変更にも柔軟に対応し、効率的な予定を実現します。
来客対応	来客を迎え、応対します。礼儀正しい対応やビジネスマナーを持ち、来客の快適な滞在をサポートします。来客に必要な情報や資料を提供することも仕事の1つです。
会議準備	会議室の手配、資料の作成、参加者への連絡調整など、スムーズな進行をサポートします。
電話・メール対応	電話応対や電子メールの管理、重要な情報の伝達など、スムーズな情報交換を実施します。
書類作成	契約書、報告書、プレゼンテーション資料など様々な書類の作成を担当します。文書作成のスキルが求められ、専門的な文書も取り扱うことがあります。

秘書の形態

秘書には、大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。グループ秘書は一般企業で多くとられている形で、「秘書室」などに配属され、その組織の管理者の下で複数人の秘書チームとして働きながら上司たちを支えます。

一方、個人秘書は1対1で直接上司につく形です。法律事務所の秘書や大学教授の秘書などはこのスタイルが多くとられており、近年増えつつある外資系企業の秘書も、個人秘書が一般的です。

秘書は、自身が表舞台に立って目立つ存在ではありません。あくまでも上司のサポート役として、膨大な仕事を抱えて常に時間に追われる上司がスムーズに行動できるよう、先回りしながら行動します。一見雑用のように思えることでも、それが結果的に上司の力になるのであれば、仕事として取り組む必要があります。

また、秘書は取引先やお客さま、さらには他の部署の人と接する機会も多いため、周りへの細かな気遣いが重要です。秘書は、決められた仕事を完璧にこなすのはもちろん、指示しなくても相手が望むことを察知して、行動に移す力が求められます。一般的に秘書を雇うような仕事に就く人はとても忙しいため、すべてを細かく指示できないこともあります。そんなとき、秘書は自分から「上司が何を求めているのだろう？」と考え、行動にうつさなくてはなりません。

秘書の形態
形態	特徴
グループ秘書	複数人のチームでオーナーをサポートする
個人秘書	主役に1対1でサポートする

秘書の仕事内容

秘書の仕事は、上司のスケジュール管理、来客対応、会議や商談・イベントの準備、社内外のコミュニケーション、書類作成などが含まれます。また、情報や資料の収集も秘書の仕事の一部であり、一部の職場では経理事務も担当することがあります。

秘書業務は企業によって異なり、社長職であっても秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務職や部長などの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。

グループ秘書（複数人のチームでオーナーをサポートする）と、外資系企業や法律事務所などに多い個人秘書（主役に1対1でサポートする）の2つの形態があり、業務の幅や勤務時間は形態によって異なります。

秘書の仕事は多岐にわたり、ついた上司によって期待される業務内容も多様です。上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。秘書の仕事は個人によって異なりその仕事の範囲もさまざまですが、共通して重要な役割があります。

秘書の仕事内容
業務内容	詳細
スケジュール管理	上司のスケジュールを管理し、会議や商談、イベントなどのスケジュールを適切に調整します。スケジュールの変更にも柔軟に対応し、効率的な予定を実現します。
来客対応	来客を迎え、応対します。礼儀正しい対応やビジネスマナーを持ち、来客の快適な滞在をサポートします。来客に必要な情報や資料を提供することも仕事の1つです。
会議準備	会議室の手配、資料の作成、参加者への連絡調整など、スムーズな進行をサポートします。
電話・メール対応	電話応対や電子メールの管理、重要な情報の伝達など、スムーズな情報交換を実施します。
書類作成	契約書、報告書、プレゼンテーション資料など様々な書類の作成を担当します。文書作成のスキルが求められ、専門的な文書も取り扱うことがあります。

まとめ

秘書の仕事は、上司の業務を円滑に進めるために、様々なサポートを行う仕事です。上司のスケジュール管理、来客対応、会議やイベントの準備、社内外のコミュニケーション、書類作成など、多岐にわたる業務をこなし、上司が本来の業務に集中できるようサポートします。

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

2. 秘書に必要なスキルと資質

コミュニケーション能力

秘書は、上司に代わりさまざまな業務をこなす必要があるため、高いコミュニケーション能力が求められます。上司との関係性はもちろん、社外の人とも友好的な関係性を作る必要があります。

また、頼まれた業務だけを行うのではなく、上司が何を望んでいるのかを自ら考えて動くことも大切です。

基本的なビジネスマナーや正しい日本語が身に付いていないと、秘書の業務を行うことはできません。電話対応の仕方やビジネスメールの打ち方、冠婚葬祭などのマナーなど、幅広い知識が求められます。

企業や部署によっては、海外の企業と一緒に業務を行う場合があります。そのような際には、秘書は海外企業と上司をつなぐパイプ役となるため語学力が必要となることもあります。外資系企業の場合、採用時にTOEICの点数が重視されることもあるでしょう。

秘書に求められるスキル
スキル	詳細
コミュニケーション能力	自社の経営層と相手の企業の経営層、両方と対応するために十分な情報を持って会話でき、どんな場面でも相手に不快感を与えないコミュニケーション能力が必要です。経営層についている秘書＝会社のトップ層の社員と見られる可能性が高いため、心配りを感じさせるコミュニケーションが求められます。
ビジネスマナー	経営層と一緒に行動するシーンも多い秘書は、経営層が帯同しても恥ずかしくないビジネスマナーも必須スキルとして求められます。お会いした方の好み、断り方の礼儀、適切な言葉遣い、ご案内の仕方、お礼のご連絡方法など、相手を心地よくさせるマナーを身につけておくと、自社の評価にもつながります。
PCスキル	資料作成、メール作成、取引先データの収集などでもPCを使って仕事をしますので、PCスキルも不可欠です。
調整・管理スキル	さまざまな調整や管理のスキルも必要です。緊急度や重要度に応じて、調整・管理の優先度を考えて対応しましょう。「日程調整が複数社あるけれど、A社とは重要な商談が来週にあるから、今週中にA社の訪問予定を入れよう」など、会社の状況や目的に合わせて優先度を見極め、調整するなどの配慮が求められます。

事務処理能力

業務に必要な書類を作成するため、WordやExcelなどの基本的なOAスキルは必要不可欠です。また、ミスのない正確さも求められます。

秘書は、上司のスケジュール管理や書類作成など、さまざまな管理が含まれます。さらに、上司と共に社外の人に会う機会も多いため、清潔感のある身だしなみやマナーを守るなど、相手に好印象を与えるための自己管理能力も必要です。

秘書の業務の性質上、上司から複数の指示が入ることも多く、指示された順に動くだけでは、必要な場面で必要なサポートを行えない可能性があります。優先順位を考えて動ける人は秘書に向いているでしょう。

秘書は仕事の中で、自社や取引先企業に関するさまざまな情報に触れる機会が多いため、コンプライアンス意識（法律や企業倫理を守る意識）が高いことは非常に重要です。機密情報を口外してしまうと、大きな損害やトラブルに発展する危険性があります。

秘書に向いている人の特徴

秘書には細やかな気配りが求められます。上司がスムーズに仕事を進めるためには、上司の仕事全体を俯瞰しながら、今何をすべきかを考えて、抜け漏れなく動くことが必要だからです。

秘書は、自分が前に出るのではなく上司を陰からサポートする仕事です。上司が必要としていることを先回りして把握することが求められます。秘書は簡単な仕事ではありませんが、他者のサポートが好きな人には向いている仕事です。

また、上司といってもさまざまなタイプの人がいるため、一つのやり方にこだわらず、相手に合わせて柔軟に対応できる人が秘書に向いています。

守秘義務とは、「職務上知った秘密や個人情報を開示してはいけない」という義務であり、公務員や医師、弁護士など職業によっては守秘義務が法律によって定められています。秘書は自社や取引先に関する情報に触れることも多く、守秘義務を守れることが前提となります。

秘書に向いている人の特徴
特徴	詳細
細やかな気配りができる	実際に秘書業務をおこなったことがなくても、「どうすれば心地よいと感じていただけるだろう？」と想像できる人であれば向いている可能性があります。
スケジュール管理が得意	出張や宿泊前後はどのようにスケジュールを組み立てるとスムーズか、自社の事業展開やアポイントの目的を踏まえて優先度に応じたスケジュール管理をおこなえる人であれば、秘書に向いています。複数のことを気にかけて管理できる能力があれば秘書に向いているといえるでしょう。
サポートすることが好き	自分が表に出なくとも、誰かが動きやすいようにサポートをするのが好きでやりがいを感じる、裏方で黙々と仕事をするのが好きという人は秘書に向いています。相手とコミュニケーションを取るため完璧な裏方ではありませんが、サポートが得意な人は秘書に向いているといえるでしょう。
臨機応変に対応できる	相手の状況や担当上司の状況に合わせて、臨機応変で柔軟な対応を求められることも多いです。イレギュラーなことが起こった場合にも、その場で柔軟に対応できる人であれば、秘書に向いています。
守秘義務を守れる	秘書は仕事柄、自社の機密情報や相手先の個人情報などを知る機会も多いです。そのため、うっかりと口をすべらせてしまうと会社の危機につながる可能性もあります。口が堅い人でないと、秘書には向いていないといえるでしょう。

まとめ

秘書には、コミュニケーション能力、事務処理能力、高いコンプライアンス意識、そして細やかな気配りが求められます。

秘書は、上司を陰ながら支える存在であり、上司の仕事が円滑に進むように、常に先回りして行動する必要があります。

秘書は、様々な人と接する機会が多いため、相手に合わせて柔軟に対応できるコミュニケーション能力も必要です。

秘書は、機密情報に触れる機会が多いため、高いコンプライアンス意識と守秘義務を意識することが重要です。

3. 秘書の職業の魅力とやりがい

秘書の仕事のやりがい

秘書のやりがいは担当する業務によっても異なりますが、上司の業務をサポートすることで、上司から感謝されることが一つのやりがいとなるでしょう。

また、社内外問わずさまざまな関係者とコミュニケーションを取るなかで、ビジネスの視野や、人脈が広がります。さまざまなビジネスパーソンとの出会いを通じて企業全体を見る目が養われることもメリットと言えるでしょう。

加えて、業務を通じて基本的な事務処理能力や、コミュニケーション能力、柔軟性などさまざまなスキルを向上させられることも秘書のメリットと言えます。

秘書の仕事のやりがい
やりがい	詳細
上司からの感謝	担当上司や関係者から「ありがとう」と感謝の言葉を直接かけられる機会が多い点です。秘書は担当上司の一番そばにいて、厚い信頼を寄せられる存在です。日々の業務のなかで、たとえ些細なことでも感謝の言葉をかけられると、人の役に立てたこと実感し、モチベーションに繋がります。
一流のホスピタリティ	役職についている担当上司と行動を共にするので、企業の代表や役員クラスの人と関わる機会が多く、一流のホスピタリティが身につきます。このような人として成長できる点もやりがいが感じられるポイントでしょう。
幅広い知識習得	社内外の様々な人々と交流ができることにやりがいを感じる人も多くいます。一企業の会社員として働いていてはあまり出会う機会のないような企業の代表や役員クラスの人々と交流をすることで、自らの知見や人脈を広げることができます。
判断力・調整力	秘書の仕事にはコミュニケーション能力が欠かせません。幅広い業務を通して、ビジネスマナーや交渉力・折衝能力など、総合的なコミュニケーション能力を身につけることができる点もやりがいに感じられるでしょう。
事務処理能力	忙しい担当上司をサポートする上で、イレギュラーな事態の発生は日常茶飯事です。そのような事態において臨機応変に判断し、関係者と調整をしていく力が身につくことも秘書のやりがいです。秘書は担当上司に代わって、あらゆる情報収集や資料作成をするので事務処理能力が向上します。また、突発的に発生する事務作業も多いので、自分のなかで優先順位をつけてこなしていくことに達成感があり、やりがいと感じる人もいるようです。

秘書に向いている人の特徴

また、上司といってもさまざまなタイプの人がいるため、一つのやり方にこだわらず、相手に合わせて柔軟に対応できる人が秘書に向いています。

秘書の仕事の魅力

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

まとめ

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

4. 秘書の資格取得方法と種類

秘書検定

秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営している検定試験です。受験にあたって条件はないため誰でも受けられます。秘書検定は、以下のとおり4つの難易度に分かれています。

3級と2級は筆記試験のみですが、準1級と1級は筆記試験だけでなく面接試験も実施されます。

秘書検定は、ビジネスマナー、文書作成、情報管理など、多岐にわたります。これらは日常業務で即戦力となるスキルです。

メリットとしては、履歴書や職務経歴書にプラスになる点があります。また、専門的な研修やセミナーへの参加資格を得られる場合もあります。

秘書検定
資格名	概要
秘書検定	秘書に必要なスキル習得を証明する資格として「秘書検定」があります。秘書検定は3級・2級・準1級・1級の級位がありますが、秘書としてキャリアアップしたい方には2級以上の取得がおすすめです。

CBS（国際秘書）検定

CBS（国際秘書）検定は、一般社団法人日本秘書協会が運営している検定試験で、グローバル社会で活躍するために必要な、日本語と英語での実務能力を測る検定です。試験は以下の2種類に分かれます。

秘書の仕事において英語は必須ではありませんが、英語を身に付けていると活躍の場が広がります。

例えば、海外を拠点とする日系企業や、国内の外資系企業の秘書として勤務できる可能性が高まるでしょう。英語ができることで、以下のような業務が可能になります。

英語の勉強には、例えば以下のような方法があります。自分に合った方法で英語を勉強することは、秘書業務においても役立つでしょう。

国際秘書検定
資格名	概要
国際秘書検定	国際秘書検定は、日本語と英語、2つの言語を使いこなすバイリンガルとしての実力を証明する資格です。

その他資格

秘書検定は、秘書に求められる知識やスキルを認定する検定で、難易度別に1級～3級に分かれています。3級と2級の試験では、一般常識や敬語の使い方、電話応対など、社会人としての一般常識やビジネスマナーに関する内容も含まれることから、学生にも人気の資格です。

一方、準1級や1級になると、秘書としての対応力や判断力が求められるので、受験者は実務で秘書をしている人が多くなります。

ビジネス文書には、特有の言い回しや一定の型が使われます。それらを習得し、文書作成能力を身に付けることを目的とするのが、ビジネス文書検定です。

ビジネス実務マナー資格は、ビジネスパーソンとしての適切な判断力や行動力、コミュニケーション能力などを認定する検定です。ビジネス社会における基本ルールを身に付けられるので、実務はもちろん、就職・転職活動でも役立ちます。

その他資格
資格名	概要
ビジネス実務マナー検定	ビジネス実務マナー資格は、ビジネスパーソンとしての適切な判断力や行動力、コミュニケーション能力などを認定する検定です。ビジネス社会における基本ルールを身に付けられるので、実務はもちろん、就職・転職活動でも役立ちます。
秘書検定	秘書検定は、秘書に求められる知識やスキルを認定する検定で、難易度別に1級～3級に分かれています。3級と2級の試験では、一般常識や敬語の使い方、電話応対など、社会人としての一般常識やビジネスマナーに関する内容も含まれることから、学生にも人気の資格です。
ビジネス文書検定	ビジネス文書には、特有の言い回しや一定の型が使われます。それらを習得し、文書作成能力を身に付けることを目的とするのが、ビジネス文書検定です。

まとめ

秘書になるために必須となる資格はありませんが、取得しておくことで就職・転職活動で有利に働く可能性があります。

秘書検定は、秘書に必要なスキル習得を証明する資格として、秘書検定があります。秘書検定は3級・2級・準1級・1級の級位がありますが、秘書としてキャリアアップしたい方には2級以上の取得がおすすめです。

国際秘書検定は、日本語と英語、2つの言語を使いこなすバイリンガルとしての実力を証明する資格です。

TOEICをはじめとした語学の資格取得もおすすめです。

5. 秘書としてのキャリアパスと将来性

秘書のキャリアパス

秘書の仕事は、単なるサポート業務だけでなく、多くの選択肢と可能性を秘めた職種です。スキルと経験に応じて、多様なキャリアパスを選ぶことができます。

秘書のスキルは、独立や起業にも活かせます。特に、フリーランス秘書や仮想秘書として活動する道も広がっています。

秘書のキャリアパス
キャリアパス	詳細
秘書アシスタント	秘書業務が未経験の場合、秘書アシスタントから始めましょう。秘書アシスタントの主な仕事内容は基本業務で、基本スキルを身につけることです。
役員秘書	秘書アシスタントの次に目指したいキャリアは、役員秘書です。役員秘書の仕事をする上で持っておきたいスキルは下記の通りです。
社長秘書	最終的なキャリアとして目指したいのは社長秘書です。社長秘書の仕事をする上で持っておきたいスキルは下記の通りです。

秘書の将来性

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

秘書はAIに代替されない仕事

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

まとめ

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

6. 秘書の仕事の注意点とストレス対処方法

秘書の仕事の注意点

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

秘書の仕事の注意点
注意点	詳細
守秘義務の厳守	秘書は常に機密情報に接しています。しかし秘書業務で知り得た情報は絶対に口外しないというのが鉄則です。
気配り力をもつ	「言われたことをこなす」だけでなく、期待を超える気配り力で上司をフォローします。そのためには、上司の求めるものを感じ取る「観察力・想像力」と気配りを実践するための「行動力」が必要です。
高い事務処理能力が必須	さまざまな業務を同時並行でこなさなければならない秘書に、高い事務処理能力は必須です。突発的に入ってくる仕事についても、優先順位をつけ上司が円滑に働けるように補佐します。
越権行為は許されない	決裁業務の代行や上司の代わりに押印をする行為は秘書業務の範囲をこえた「越権行為」として禁止されています。また、上司の許可を得ずに関係者と何かを決定することも禁止されています。
きく必要のないことは聞かない	外部に漏らすことの許されない極秘情報（Ｍ＆Ａや組織体制の変更、人事関連の情報など）について執拗に質問してはいけません。どうしても上司に確認しなければ仕事が進められない場合には、「○○のために、どうしても確認したいのですが」と前置きをしてからききましょう。
社内のうわさ話には加わらない	雑談の延長で、『「○○専務は怒りっぽい」という噂だけどあなた大丈夫？』と社内の人から聞かれることもあるかもしれませんが、秘書として上司の悪い側面を伝えることは控えましょう。

秘書の仕事のストレス対処方法

秘書は、上司の仕事内容や日々のスケジュール、好みなどを細かく把握し、適切な支援を提供する必要があります。

秘書の仕事は、企業の規模や業種、上司の役職によって、求められる業務内容や責任の大きさが異なります。

秘書は、上司の信頼を得て、重要な役割を担う存在です。

上司のタイプ
上司のタイプ	特徴
自分で全てやりたいタイプ
スケジュール管理等を秘書に任せるタイプ
雑談が好きなタイプ
せっかちなタイプ
細かいところにこだわるタイプ